אם אתם עצמאים, מנהלים עסק או עומדים בראש חברה, אתם בוודאי יודעים שעליכם להתנהל ללא דופי מול רשויות המס ומול הגורמים הרשמיים האחרים בישראל. בהתאם להוראות מס ההכנסה בנושא ניהול פנקסי חשבונות משנת 1973, הרי שחובה בכל עסקה הכוללת שני צדדים להנפיק חשבוניות. אלא שהתחום הבירוקרטי הזה אינו פשוט לעיתים ואף מבלבל, כאשר לא כולם יודעים מה הם צריכים לעשות ובאיזה אופן. חוסר בהירות קיים בין המונחים חשבונית מס וחשבונית עסקה, כאשר המאמר הנוכחי יתייחס להבדלים הקיימים ביניהם.

חשבונית עסקה, חשבונית מס ומה שביניהם

כצעד ראשון, ראוי להתייחס לכך שהן חשבונית עסקה והן חשבונית מס באות לתעד עסקה פיננסית שהתבצעה בין שני צדדים: תשלום שמועבר לבעל העסק עבור מוצר או שירות, למשל, או לחלופין רכישה של ציוד לעסק מצידו. אלא שמעבר לנקודת הדמיון הזו, המהות של כל אחת מהחשבוניות האלה היא שונה בתכלית. חשבונית עסקה באה לתעד את העסקה שנעשתה, פשוטו כמשמעו, ונוגעת להתנהלות בין שני הצדדים בלבד: אם רוצים לברר שהתשלום הוא כפי שסוכם ולראות את מאפייני העסקה, זהו המסמך הרלוונטי. כך, עצמאי שהעניק שירות מסוים ללקוח מעביר לו חשבונית עסקה שמפרטת את תאריך העבודה, את סוג העבודה ואת הסכום שמתקבל עליה, כולל מע”מ (במקרה של עוסקים מורשים או של חברות). בחלק מהמקרים, הצורך בחשבונית העסקה הופך למהותי. למשל, במקרה בו יש איחור בתשלום עקב מדיניות של שוטף פלוס 30. יש להדגיש שמסמכים אלה אינם נוגעים כלל להתנהלות של בעל העסק מול מס ההכנסה, כך שהמסמך אינו משמש אותו עצמו לניהול פנקסי החשבונות שלו וגם אינו כולל השפעה מבחינת המיסוי.

חשבונית מס, לעומת זאת, היא דווקא כן המסמך לו זקוקים על מנת לנהל את פנקסי החשבונות של העסק – בין אם מדובר בהוצאות שלו ובין אם מדובר בהכנסותיו. זהו המסמך שנדרש לצרף לדוחות התקופתיים, לדוגמא, וכן לשמור לצורך בדיקה אפשרית לטווח של שבע שנים קדימה. על פי חשבונות המס ייעשה תשלום המע"מ למדינה וכן ייקבע תשלום מס הכנסה שיש לשלם – באופן תקופתי או בצורה של מקדמות.