כל בעל עסק יסכים עם ההיגד הבא, והוא שההתנהלות הפיננסית השוטפת שלו אינה פשוטה – אפילו כאשר עושים את מה שנראה מובן מאליו במצבים רבים ונעזרים בשירותיו של רואה חשבון מקצועי. על העסק להתנהל על פי הספר, לנהל ספרים, לתעד כל פעילות פיננסית ואף להנפיק חשבוניות או קבלות מסוגים שונים. הבעיה היא שבין המונחים האלה נעשה לא פעם בלבול, שעלול להביא להתנהלות לא נכונה של העסק, להסתבכות של אנשיו מול רשויות המס או אפילו לאובדן כספים.

קווי הדמיון ונקודות השוני בין חשבוניות לבין קבלות

מטרת העל של קבלות ושל חשבוניות היא דומה: לתעד פעילות עסקית בעלת היבט כלכלי הנערכת בין שני גורמים. למשל, בין עסק לבין לקוחותיו או בין עסק לבין נותני השירות שלו. חובה על העסק להקפיד על הוצאת כל אחד מאלה, אם כי כפי שתראו בהמשך יש גם פתרון ביניים.

חשבונית היא מסמך שמטרתו לתעד את העסקאות שנעשו, לרבות סוג העסקה (המוצר או השירות שניתן), התאריך שלה, הגורמים המעורבים וסכום הכסף ששולם. חשבונית מס היא מסמך רשמי שמשמש את העסק להתנהלות הפיננסית השוטפת שלו ומאפשר לו להתנהל גם מול רשויות המס – על פי החשבוניות ייקבעו שיעורי המס או המע”מ הרלוונטיים לעסקה. יש להדגיש כי קיים סוג אחר של חשבונית: חשבונית עסקה, שמשמשת את שני הצדדים לשם תיעוד העסקה ותנאיה, אך מבלי שהמסמכים האלה יהיו רלוונטיים מול רשויות המס.

התכלית של קבלה היא שונה: המסמך הזה אינו בא לתאר את פרטי העסקה, אלא גם את היבט התשלום שלה. מבחינה מעשית, זהו מסמך שבא לתעד את ההעברה של הכספים בין שני הצדדים, כמו גם את אופן ההעברה שלהם: מזומן, שימוש בכרטיס אשראי, צ'ק וכן הלאה. עסק שאינו מנפיק קבלות עושה למעשה עבירה על החוק.

אפשר גם ביחד

פעם, ההתבוננות על שני המושגים שהובאו במאמר הנוכחי – הן חשבונית והן קבלה – הייתה בנפרד. אלא שמאז התמונה השתנתה, כך שכיום בדרך כלל הם מגיעים כמקשה אחת. בפועל, מונפק מסמך אחד בלבד שמשמש הן כחשבונית והן כקבלה, והוא עונה באופן לא מפתיע לשם "חשבונית מס-קבלה". עבור רוב העסקים, זוהי שיטת ההתנהלות הנוחה יותר.